Cómo crear una lista desplegable en Excel

Las listas desplegables son especialmente útiles cuando desea limitar el tipo de valores que un usuario puede escribir en una celda en particular. Además, incluso puede mostrar un mensaje de error cuando alguien intenta ingresar un valor personalizado.

Puede crear un menú desplegable de varias maneras; con un rango de celdas, un rango con nombre, una tabla o manualmente. Cualquiera que sea el método que use, todos se pueden hacer usando la función de validación de datos.

Después de crear una lista desplegable, un usuario puede elegir entre varias opciones haciendo clic en el icono de flecha en el lado derecho de la celda. Entonces, sin más preámbulos, veamos los conceptos básicos de cómo crear uno y editar las opciones una vez que lo haya creado.

¿Cómo crear una lista desplegable en Excel?

Para crear una lista desplegable, debe tener una lista de valores que desea mostrar. Para mayor comodidad, incluso puede colocar los valores desplegables en una hoja de trabajo separada y consultar las celdas de su hoja de trabajo.

Aquí está cómo hacerlo.

1. Abra la hoja de cálculo de Excel. Si usa Excel en línea, inicie sesión en su cuenta de Office 365.
2. Seleccione la(s) celda(s) donde desea el menú desplegable.
   
3. hacer clic validación de datos en la pestaña Datos (en Herramientas de datos)
   
4. Seleccione la pestaña Configuración y seleccione el Lista opción en el campo Permitir.
   
5. Utilice uno de los siguientes métodos para seleccionar valores desplegables.
   • Introducir valores manualmente: Este método es especialmente útil cuando su lista contiene muy pocas opciones. Por ejemplo, sí/no, verdadero/falso, etc.
     Aquí ingresa manualmente los valores desplegables, separados por una coma. Sin embargo, las opciones distinguen entre mayúsculas y minúsculas. (Manzana y manzana no son lo mismo.)
     
   • Para usar un rango de celdas: Puede seleccionar un rango de celdas para incluir todas las celdas que contiene en los menús desplegables. Aquí haga clic en el flecha arriba en la ventana Validación de datos.
     
     Luego seleccione el rango de celdas que ya contiene los valores que desea mostrar y presione Entrar.
   • Para usar una hoja de cálculo de Excel: Si tiene los valores de la lista desplegable en una tabla, seleccione las celdas que desea incluir como valores de la lista desplegable. Para convertir una columna específica en una tabla, selecciónela y presione Ctrl/Comando + T.
     
     En esta imagen, ve regiones en lugar de celdas porque nombramos el rango de celdas como regiones.
6. Haga clic en Aceptar para cerrar la ventana Validación de datos.
7. Para usar los valores desplegables, haga clic en flecha hacia abajo y seleccione el valor deseado de la lista de opciones.
   

¿Cómo edito las opciones desplegables?

Una vez que tenga una lista desplegable, siempre puede agregar o quitar opciones más adelante. Sin embargo, debe tener acceso a la hoja de trabajo con estos valores. También depende del tipo de menú desplegable que esté utilizando.

Por ejemplo, si utiliza una lista desplegable en un tabla de excel, puede ingresar el nuevo valor en la parte inferior de la tabla y los menús desplegables se actualizarán automáticamente. Si desea eliminar una opción, seleccione la celda correspondiente y presione la tecla Extinguir Llave.

Por otro lado, debe actualizar manualmente la selección de celdas para la lista desplegable utilizando el rango de celdas o el rango con nombre.

Para el área de la celda

1. Para agregar un nuevo valor desplegable, haga clic con el botón derecho en la celda de la lista y seleccione inserción Selección.
   
2. Luego seleccione Mover celdas hacia abajo en el símbolo del sistema en la ventana de pegado. También puede elegir otras opciones según sus preferencias.
   
3. Para eliminar una opción desplegable, seleccione la celda y elija la opción Eliminar.
4. Luego seleccione el Lista en Permitir y seleccione el nuevo rango de celdas con las opciones desplegables actualizadas.
   

Para el rango con nombre

1. Agregue o elimine los valores desplegables similares al método de rango de celdas anterior (pasos 1,2,3).
2. Ahora seleccione la hoja de trabajo con los valores de la lista desplegable.
   
3. Luego haga clic administrador de nombres en la pestaña Fórmulas.
   
4. En el indicador del Administrador de nombres, haga clic en el pequeño flecha arriba Icono debajo del cuadro Apunta a.
   
5. Seleccione las celdas que desea incluir como nuevos valores de lista desplegable.
   
6. haga clic en eso Marcar icono cuando haya terminado.

Anotación:
Para convertir una celda/rango de celdas en una celda normal con opciones desplegables, selecciónela y vaya a Datos > Validación de datos. Luego, en la sección Configuración, haga clic en Borrar todo.

¿Cómo puedo mostrar un mensaje de error cuando el usuario ingresa un valor no válido o modificado?

De forma predeterminada, Excel no muestra ningún error, incluso si alguien comienza a escribir un valor personalizado en la lista desplegable. Sin embargo, puede advertirles con un mensaje de error para evitar que esto suceda.

1. En el indicador de validación de datos, seleccione el mensaje de error Pestaña.
2. Cambiar Mostrar mensaje de error después de ingresar datos no válidos casilla de verificación
3. Ingrese un título y un mensaje de error para mostrar con entrada personalizada.
4. En el cuadro Estilo, seleccione una de las siguientes opciones.
   
   • Deténgase: No permite que el usuario ingrese un valor inválido. (toma sólo valores válidos).
   • advertencia: Aparece un mensaje de advertencia que permite a los usuarios elegir si desean mantener el valor ingresado o volver a ingresar un valor válido.
   • información: se muestra el mensaje de error, pero los usuarios aún pueden ingresar cualquier valor.

Además, puede informar al usuario con antelación sobre el tipo de valores a introducir mediante un mensaje en pantalla.

1. Elija la pestaña Mensaje de entrada.
2. Marcar Mostrar mensaje de entrada cuando se selecciona la celda casilla de verificación
3. Luego ingrese un título y el mensaje que desea que se muestre cuando el usuario intente ingresar un valor para ingresar
   
4. hacer clic OK.
5. Ahora obtendrá un pequeño mensaje emergente cuando se desplace sobre las celdas con valores desplegables.
   

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¿Cómo puedo crear una lista desplegable de búsqueda?

La lista desplegable debería ayudar al usuario a ingresar rápidamente una opción. Sin embargo, si tiene demasiadas opciones, tendrá que desplazarse manualmente para encontrar la opción que desea y seleccionar la lista.

Una vez que comience a escribir en la lista desplegable de búsqueda, Excel completará automáticamente las opciones que coincidan o contengan partes de sus palabras clave. Entonces solo elige el correcto.

Si está utilizando Excel en línea, la lista desplegable ya está disponible para búsquedas. Sin embargo, en la versión de escritorio, solo un determinado grupo de personas forman parte del Canal Beta de Office Insider ahora puede acceder a esta función. Para aquellos que no lo tienen, deben crear una fórmula con funciones como FILTRO y BUSCAR para crear una lista desplegable de búsqueda.

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