Si eres un habitante de Internet desde hace mucho tiempo, probablemente hayas encontrado memes sobre lo difícil que es dominar Excel. Algunos pueden no entender la broma. Para la mayoría de las personas, Excel es solo una colección de tablas y hojas de cálculo. Sin embargo, debajo del capó, tiene acceso a una amplia variedad de herramientas de automatización, fórmulas, gráficos, tablas dinámicas, etc.
Saber cómo acceder y explotar estas funciones puede ser invaluable para su carrera y negocio. Sin embargo, además de hacer que su currículum sea más atractivo, también puede ahorrarle tiempo y ayudarlo a organizar su vida. Así, en la siguiente guía exploraremos veinte cosas que hacer en Excel que te convertirán en un experto.
20 cosas que hacer en Excel que te convertirán en un experto
Esta guía será una mezcla de consejos y trucos de uso avanzado e intermedio. Cubriremos operaciones como tablas dinámicas, funciones, atajos de teclado y más. Sin más preámbulos, estos son los consejos, trucos y trucos más útiles en Microsoft Excel.
1. Tablas dinámicas
Tablas dinamicas resume tus datos para ti. Son especialmente útiles cuando se trabaja con grandes tablas de datos. Pueden ahorrarle la creación de muchos cálculos de resumen. La forma más fácil de crear una tabla dinámica usando Microsoft Excel es:
- Asegúrese de que la tabla u hoja de cálculo para la que desea crear la tabla dinámica esté seleccionada
- Clickea en el Insertar pestaña
- Seleccione Tablas dinámicas recomendadas
A partir de ahí, podrá seleccionar algunas opciones diferentes de cómo le gustaría resumir sus datos. Al seleccionar una de las tablas dinámicas recomendadas, se creará una nueva hoja de cálculo con la tabla dinámica insertada dentro.
Si planea aprender a usar tablas dinámicas, este es un excelente lugar para comenzar. Una vez que comprenda cómo funcionan las tablas dinámicas recomendadas, puede crear su propia tabla en blanco.
También tienen contenido que le muestra cómo organizar, dividir y filtrar sus tablas dinámicas. Si eso no es suficiente, existe una amplia variedad de videos, libros y artículos que pueden ayudarlo a aprender las complejidades de las tablas dinámicas.
2. Gestión de duplicados
Si está trabajando con grandes conjuntos de datos, no es raro encontrarse con datos duplicados. Afortunadamente, hay un par de formas de eliminar datos duplicados en Excel. Puede filtrar, usar la herramienta Eliminar datos duplicados o darle formato rápido.
Estas son excelentes alternativas a la búsqueda manual y minuciosa de duplicados. Saber gestionar datos duplicados en Excel te hará parecer un auténtico experto.
3. Uso de BUSCARV (búsqueda vertical)
BUSCARV se considera una de las funciones más útiles de Excel. Si sus datos están organizados en columnas verticales, puede usar la función BUSCARV para buscar un valor en la primera columna de una tabla de datos seccionada. BUSCARV use el valor de búsqueda para devolver un valor correspondiente de otra columna.
La función BUSCARV toma cuatro parámetros:
- Valor: El valor de búsqueda
- Columna_Rango: la tabla o rango de columnas de datos en las que está buscando
- Número_columna: El número de columna desde el que se debe devolver el valor correspondiente.
- Coincidencia_aproximada: un argumento booleano que indica a la función que busque la coincidencia exacta (0 o FALSO) o la coincidencia aproximada (1 o VERDADERO). Es un argumento opcional que es VERDADERO por defecto.
Así que la estructura de la función final se verá así: BUSCARV(Valor; Rango_columna; Número_columna; Coincidencia_aproximada)
Nuevamente, BUSCARV es particularmente útil cuando trabaja con grandes conjuntos de datos. Puede ayudarlo a resumir o enfatizar cifras importantes en sus hojas de cálculo. Es aún más accesible que nunca.
Las últimas versiones de Excel le brindan un asistente para ayudarlo a construir funciones como BUSCARV. Todo lo que necesita hacer es hacer clic en el botón de fórmulas (fx) y seleccionar BUSCARV de la lista.
El asistente le brinda una explicación detallada de cada parámetro requerido. Si bien escribir la función desde cero puede hacerte lucir como un verdadero experto en Excel, usar el asistente Insertar función es mucho más fácil.
Si bien esta función es lo suficientemente simple de entender y dominar, puede obtener más información al respecto en el tutorial oficial de BUSCARV de Microsoft.
*Nota: La versión internacional de Microsoft Excel utiliza punto y coma para separar argumentos en una función (separador de lista). Por el contrario, la versión estadounidense usa comas (,) para separar los argumentos.
4. Trabajar con múltiples archivos de Excel
Puede abrir simultáneamente varios archivos de Excel en diferentes instancias de Excel seleccionando los archivos en su explorador de archivos y presionando Ingresar en tu teclado. Para cambiar rápidamente entre instancias/archivos de Excel, simplemente presione CTRL + TAB en tu teclado.
Esta deslumbrante demostración de habilidad puede hacerte parecer una especie de hechicero de Excel para los neófitos. Además, puede aumentar significativamente su productividad.
5. Hojas de trabajo para agrupar y desagrupar
Agrupar hojas de trabajo le permite editar simultáneamente varias hojas de trabajo. Para agrupar sus hojas de cálculo, haga lo siguiente:
- Sostener el control botón en tu teclado
- Seleccione todas las hojas de cálculo que desea agrupar
- Liberar el control botón
Si inserta un valor en cualquier celda de cualquiera de las hojas de cálculo agrupadas, Excel actualizará todas las hojas de cálculo con ese valor en la misma celda.
Por ejemplo, si tiene tres hojas de cálculo en un grupo y actualiza la celda A30 de su primera hoja de cálculo con el valor «Insertar celda», también actualizará la celda A30 en las otras hojas de cálculo del grupo.
Agrupar sus hojas de trabajo es excelente para la edición masiva. Si desea desagrupar sus hojas de cálculo, todo lo que necesita hacer es hacer clic derecho en una de las pestañas de la hoja de cálculo y seleccionar Desagrupar hojas del menú contextual.
6. Uso de paneles congelados
Excel tiene una característica de panel congelado que le permite congelar columnas y filas. Esto facilita la comparación y la referencia de datos. Para acceder a los paneles congelados:
- Seleccione la celda/fila debajo de la(s) fila(s) que desea congelar
- Clickea en el VISTA pestaña
- Clickea en el Opción congelar paneles
- Seleccione Congelar paneles desde el menú contextual
La fila sobre la celda/fila seleccionada se congelará a medida que se desplaza por la hoja de cálculo. Como alternativa, puede seleccionar Congelar fila superior o Congelar primera columna en el menú Congelar paneles. Congelar fila superior congelará la primera fila para el desplazamiento vertical, mientras que Congelar primera columna congelará su primera columna para el desplazamiento horizontal.
Para descongelar sus paneles, haga clic en el Descongelar paneles opción del menú Congelar paneles.
7. SI Función
La función IF de Excel puede hacer que sus datos sean más dinámicos. Es una función que le dice a Excel que ingresar o devolver un valor si cumple con una determinada condición. Toma tres parámetros:
- Prueba lógica: Una condición de prueba que se puede validar como verdadera o falsa
- Valor_si_verdadero: El valor que debe usar Excel si la prueba lógica es verdadera
- Valor_si_falso: El valor que debe usar Excel si la prueba lógica es falsa
La prueba lógica compara dos valores o celdas usando los símbolos igual (=), mayor que (>) o menor que (<), por ejemplo, = SI (C2>C3; “Sí”, “No”).
*Nota: El texto o las cadenas de caracteres deben estar entre comillas («»).
8. Usando la función de suma
Excel le permite realizar una amplia gama de operaciones matemáticas usando una de sus muchas funciones. Si bien puede realizar operaciones matemáticas avanzadas, como encontrar el coseno de un ángulo, son las operaciones más simples las que puede encontrar útiles.
Por ejemplo, una de las funciones matemáticas más utilizadas es la función de suma. Lo usamos para sumar números. Puede utilizar índices de celda y/o números reales. Las últimas versiones de Excel tienen un límite de argumentos de 255 números. Esto significa que puede tener 255 términos.
La sintaxis de la función Sum puede verse así:
- =Suma(1;2): Suma dos números simples. La salida será 3.
- =Suma(A1;CB): Suma el contenido de dos celdas.
- =Suma(A1;2): Agrega el contenido de una celda a un número.
- = Suma (A1: CB): Suma todos los números entre (e incluyendo) estos dos índices.
- =Suma(A1:CB;5): Suma todos los números en un rango de celdas y suma un número especificado adicional a la suma.
- =Suma(A1:CB; G7:G1): Agregue todos los números en dos rangos de índice de celda diferentes.
Estas son solo algunas de las variaciones. Es una función notablemente flexible.
Si desea parecer aún más impresionante, puede utilizar la función SUMAR.SI, que combina la función SUMA con la función SI.
9. Uso de la función ÍNDICE
La función ÍNDICE devolver un valor en el índice especificado dentro de una tabla o una sección de tabla. Le permite buscar valores específicos en su hoja de cálculo. Viene en dos formas:
- Forma de matriz – Toma una matriz como primer argumento. El segundo argumento es el número de fila, mientras que el tercero es el número de columna. La matriz se construye utilizando el rango de celdas que desea buscar en su hoja de cálculo, es decir, A1:C20. La sintaxis de la función se ve así:
=ÍNDICE(matriz;núm_fila;núm_columna)
=ÍNDICE(A1:C20; 2; 3)
- Formulario de referencia – Esto toma una referencia como su primer argumento. Una referencia le permite ingresar más de un rango o un conjunto de matrices. El segundo argumento es el número de fila y el tercero es el número de columna. El cuarto le permite seleccionar en qué matriz buscar. La sintaxis de la función se ve así:
=ÍNDICE((referencia); número_fila; número_columna;número_área)
p.ej
=ÍNDICE((A1:C9;D1:F8);2;3;1)
Si bien la función ÍNDICE es adecuada para búsquedas simples, puede usarse para operaciones dinámicas avanzadas.
10. Uso de la función PARTIR
La función MATCH es otra función de búsqueda utilizada para encontrar el índice de un valor en una matriz/lista unidimensional (una tabla compuesta de una columna o fila). Consta de tres argumentos:
- Valor_de_búsqueda: El valor cuyo índice está buscando
- Array_Range: La matriz o rango de celdas en las que desea buscar debe constar de una columna o fila para trabajar, es decir, A1: A9 o A1: E1
- Tipo de concordancia: un parámetro opcional que especifica si la función debe encontrar la coincidencia exacta para el valor de búsqueda. Toma uno de los siguientes valores:
- -1: busca el valor más grande que sea menor o igual que el valor de búsqueda
- 0: busca la coincidencia exacta del valor de búsqueda
- 1: busca el valor más pequeño que sea mayor o igual que el valor de búsqueda
La sintaxis de la función se ve así:
=COINCIDIR(Valor_búsqueda; Rango_matriz;Tipo_coincidencia)
p.ej
=COINCIDIR(1; A1:A5;0)
11. Formato condicional
Al igual que los gráficos, el formato condicional ofrece una forma de Visualiza tus datos usando códigos de colores. eso se basa en el valor de una celda. Para utilizar el formato condicional, haga lo siguiente:
- Seleccione todas las celdas que desea formatear
- Clickea en el Casa pestaña
- Haga clic en Formato condicional
A partir de ahí, podrá seleccionar qué reglas le gustaría instalar para el formato condicional. Incluso puede crear sus propias reglas personalizadas.
12. Uso de la validación de datos
La validación de datos le permite verificar y asegurarse de que sus datos sean lógicos y se ajusten a ciertos parámetros. Si está trabajando con texto, le permite verificar si el texto está escrito correctamente. Se puede acceder a la función de validación de datos de Excel haciendo lo siguiente:
- Seleccione la celda o grupo de celdas en las que desea realizar la validación de datos
- Clickea en el Datos pestaña
- Haga clic en Validación de datos
Debería aparecer un cuadro de diálogo. Le permitirá establecer qué tipo de valores permite una celda. Además, le permitirá establecer un rango de valores aceptables. También puede configurar un mensaje de entrada que se muestra cuando se selecciona una celda.
La última pestaña en la pantalla de validación de datos le permite mostrar una alerta de error cuando se insertan datos incorrectos en una celda.
13. Uso del controlador de relleno para copiar fórmulas
Excel le permite completar cálculos en varias celdas. Por ejemplo, si realiza un cálculo usando celdas de dos columnas diferentes (pero de la misma fila), puede usar el controlador de relleno para copie la operación en varias celdas en la misma columna.
Para ilustrar, si realizo un cálculo en la celda C1 donde multiplico el contenido de la celda A1 por el contenido de B1 (=A1*B1) y arrastre el controlador de relleno a la celda C2, multiplicará el contenido de la celda A2 por B2 (=A2*B2).
Si bien es una herramienta bastante simple, saber cuándo o cómo usarla de manera efectiva puede hacerte lucir como un verdadero experto en Excel.
14. Cambiar entre referencias de celdas relativas, absolutas y mixtas
En la entrada anterior, hablamos sobre el uso del controlador de relleno de Excel. Por defecto, el el controlador de relleno usa referencias relativas. En otras palabras, Excel usará el cálculo original como plantilla y luego inferirá sus operandos relativos observando la posición en la hoja de cálculo y observando los operandos del cálculo original.
Sin embargo, si desea tener más control sobre cómo Excel copia los cálculos, puede usar referencias de celdas absolutas. Esto le permite dictar algunos de los operandos que se copian. Por lo tanto, le permite copiar una variable dinámica contra un valor fijo. Por ejemplo, es posible que desee que todas las celdas de la columna A se multipliquen por el contenido de B1 (y sólo B1).
Para lograr esto, deberá usar un signo de dólar ($) para bloquear la celda. Donde esté multiplicando cada celda en la columna A por B1, la sintaxis de su cálculo se verá así (=A1*B$1). Cuando arrastra el controlador de relleno, cada celda afectada en la columna multiplicará su contenido por B1 (=A2*B$1, =A3*B$1, etc.)
Dominar esto te acercará a convertirte en un verdadero maestro de las hojas de cálculo.
*Nota: Si coloca el signo de dólar delante de la letra de la columna, bloqueará y copiará la celda en las columnas ($ B1). Si lo coloca después de la letra de la columna (delante del número de fila), bloqueará la celda en las filas (B $ 1). Si coloca un signo de dólar al frente y después de la letra de la columna, bloqueará la celda en ambas columnas y filas ($ B $ 1).
15. Usando Pegado Especial
Excel le permite controlar cómo copia y pega datos usando su función especial de pegado. Te permite copiar y pegar formato, fórmulas y valores entre celdas. Incluso puede usar la función especial de pegado para realizar una operación matemática simple en los datos copiados.
Para acceder a la función especial anterior, haga lo siguiente:
- Copia tus datos
- Haga clic con el botón derecho en las celdas en las que desea pegar los datos
- Seleccione Pegado especial desde el menú contextual
Si inicia los pasos anteriores correctamente, debería recibir este cuadro de diálogo:
16. Transponer datos en Excel
Microsoft Excel le ofrece una gran cantidad de opciones para reposicionar o transponer datos. Puede transponer datos verticales (fila) en datos horizontales (columna) o viceversa usando uno de los siguientes métodos:
La forma más fácil sería usar la opción de pegar con transposición. Sin embargo, puede parecer mucho más impresionante dominar la función de transposición.
17. Uso de la función TRIM
La función TRIM le permite elimine los espacios en blanco iniciales y finales no deseados de los datos de Excel. La función Trim solo requiere un argumento (texto). Copiará e ingresará datos transpuestos en una celda.
La sintaxis de la función de recorte se ve así:
=RECORTAR(Texto)
p.ej
=RECORTAR(A1)
=RECORTAR(“hola mundo”)
Es una función muy simple; sin embargo, si trabaja con una gran cantidad de datos basados en texto, puede resultarle útil.
18. Uso de macros
Si desea convertirse verdaderamente en un experto en Excel, deberá dominar las macros. Las macros le permiten automatice tareas repetitivas en Excel agregando elementos de programación a través de código Visual Basic. Incluso puede usar macros para ampliar algunas de las funciones de Excel.
Sin embargo, no necesita experiencia en programación para crear macros básicas. Excel le permite registrar acciones repetitivas y escribirá el código por usted en segundo plano.
Cubrir Macros tomaría un artículo completo para explicar en detalle. Afortunadamente para usted, hay una gran cantidad de contenido en Internet que lo ayudará a lograr una comprensión básica de las macros.
*Nota: Antes de poder usar Macros, deberá mostrar la pestaña Desarrollador en el menú de cinta de Excel.
19. Combinar funciones
Excel te permite combinar múltiples funciones o fórmulas para expandir sus capacidades. Por ejemplo, aunque INDEX y MATCH son excelentes herramientas de búsqueda, tienen limitaciones. Para sortear estas limitaciones e iniciar búsquedas más avanzadas y dinámicas, puede combinar los dos.
Por ejemplo, puede usar la función COINCIDIR como el número de fila o columna de la función ÍNDICE, es decir
=ÍNDICE(Rango_de_matriz; COINCIDIR(Valor_de_búsqueda; Rango_de_matriz;Tipo_de_coincidencia);Número_de_columna)
=ÍNDICE(A1:C12;COINCIDIR(“Tamaño del edificio”;A1:A6);1)
Una vez que aprenda a dominar las funciones y fórmulas más utilizadas en Excel, se sentirá más cómodo combinándolas. Esto seguramente te hará lucir como un experto.
20. Atajos de teclado
El uso de métodos abreviados de teclado en Excel seguramente lo hará parecer un experto. Sin embargo, no solo te hace lucir genial, sino que también puede ahorrarte tiempo.
Le recomendamos que estudie y memorice una hoja de trucos de atajos de teclado de Excel. Puede aprender a cambiar entre herramientas, cambiar su fuente, crear una nueva hoja de cálculo, etc. Todo sin tener que usar el mouse.
Conclusión
Microsoft Excel es una poderosa herramienta de negocios. Se podría decir que tiene todo el sistema financiero mundial apoyado sobre sus hombros. Dominar bien Excel no es solo una habilidad que decorará tu currículum, sino que también puedes usarlo para organizar tu vida.
En el texto anterior, exploramos 20 cosas que puedes hacer en Excel que te convertirán en un experto. ¿Tienes algún consejo o truco propio? Déjalos abajo en la sección de comentarios a continuación. Como siempre, gracias por leer.
Gracias por leer absolutoyrelativo.com. ¡Hasta la próxima!
