Desde Adobe Acrobat Pro podrás hacerlo, pero no desde la versión gratuita. Si tienes la versión Pro porque has pagado por ella o porque estás usando el tiempo de prueba, tendrás que seguir unos pasos muy sencillos para bloquear opciones.
- Abre Adobe Acrobat Pro DC en tu ordenador
- Toca en Archivo y en Abrir… y elige el PDF que quieras
- Una vez que lo tengas abierto, podremos bloquearlo
- Ve a la opción de Herramientas en la parte superior, en el menú
- Entre todas las herramientas, elige “Proteger”, que verás junto con un escudo
- En la parte superior de la pantalla verás varias opciones
- Toca sobre Codificar y acepta la ventana emergente
- Elige Codificar con contraseña
- Ve al apartado “Permisos”
- Toca en la opción Restringir la edición e impresión del documento
- Bloquearás la impresión
- Bloquearás los cambios
Elige qué quieres bloquear
Podrás bloquear o editar dos opciones diferentes. Hay dos modos de bloqueo según queramos ser más o menos estrictos. Podemos bloquear el documento para que no editen pero sí impriman o podemos elegir qué cambios sí se permiten por parte de los usuarios que tengan acceso a dicho archivo.
Impresión permitida
En caso de permitirla, en qué calidad quieres que se permita:
- Ninguno: Nadie podrá imprimir el documento con ninguna calidad
- Baja resolución a 150 ppp: Permite a los usuarios imprimir con una resolución no superior a 150pp y cada página se imprimirá como una imagen de mapa de bits
- Alta resolución: Podrán imprimir el contenido del documento con la máxima calidad.
Cambios permitidos
- Ninguno: Impide que el usuario realice cualquier cambio
- Inserción, eliminación y rotación de páginas: Podrán o no girar y rotar el documento
- Rellenado de campos del formulario y firma de campos de firma existentes: Permite a los usuarios rellenar formularios y agregar firmas digitales, pero no agregar comentarios ni campos de formulario en la edición del PDF.
- Comentarios, rellenado de campos del formulario y firma de campos de firma existentes. Como su propio nombre indica, los usuarios con acceso podrán insertar comentarios y firmas digitales o rellenar formularios. No se puede, en cambio, mover objetos de página ni crear campos de formulario.
- Todo menos extraer páginas. Puede hacerse de todo: añadir campos de formulario, rellenarlos, editar el documento, agregar comentarios o firmas.
También desde esta ventana, en la parte inferior de los permisos, verás que hay una casilla que indica “Activar copiar texto, imágenes y otros contenidos”. Si marcas esta casilla no permitirás que nadie pueda copiar directamente el texto del PDF y pegarlo en un documento de Word o en un bloc de notas, por ejemplo. Evitarás la copia y pega de tus archivos en caso de que no quieras que nadie acceda a ellos.
Una vez que hayas seleccionado qué permisos quieres que tenga el documento y cuáles no, tendrás que elegir la contraseña para cambiar los permisos del PDF en cuestión. Cuando ya hayas completado el proceso, confirma con Aceptar para bloquear la edición o la impresión del PDF. Nadie podrá editarlo sin tu contraseña.
¿Es infalible?
No, probablemente no. Siempre habrá formas de imprimir ese PDF pero lograrás que el proceso sea mucho más costoso o que desistan en el intento. Por ejemplo, hacer capturas de pantalla e imprimirlo como imagen es una opción, aunque mucho menos cómoda que directamente imprimir el archivo. También podrás bloquear la opción de imprimirlo en alta calidad, pero mantener la opción de que se pueda imprimir con baja resolución. Dependerá de lo que quieras proteger el documento o de la importancia de este.
Hay muchos modos para conseguir editar un documento y especialmente para imprimirlos, técnica para desbloquearlo. Pero puede que consigas que la mayor parte de la población no sepa hacerlo o no se preocupa en hacerlo así que conseguirás protegerlo en muchos casos.
Otros trucos para evitar la edición
Si lo que nos preocupa de nuestros documentos PDF no es que se abran o se impriman, algo que ya te adelantamos que es prácticamente imposible dada la gran cantidad de programas que existen para desbloquear la seguridad, si no que se puedan editar, hay algunas formas manuales de hacerlo. Lo primero que debemos de tener en cuenta parece obvio, pero es que para que un PDF pueda editarse, es decir, ampliar, borrar o modificar texto u otros elementos como tablas, gráficos o imágenes, ese PDF debe ser editable. Por lo tanto, lo que vamos a hacer es modificar esta característica y guardar nuestro documento como si fuera un PDF cuyo origen provenga de un escaneado, es decir un PDF compuesto por imágenes.
La forma más simple, aunque con menos posibilidades, es mediante las capturas de pantalla. Para que estas tengan una resolución aceptable procura hacer dos o tres para luego juntarlas por ejemplo en el programa de edición de dibujo Microsoft Paint. Una vez hayas ajustado tus recortes, márgenes, etc, podemos proceder a imprimir esa imagen en PDF. ¿Pero qué pasa si el PDF no tiene sólo una hoja si no que consta de varias páginas? Aquí entra en juego el programa de edición fotográfica, también de Adobe y por lo tanto compatible con el formato PDF, Photoshop.
Para llevar un documento PDF a PhotoShop, lo único que tenemos que hacer una vez conseguido el programa, es abrir el documento. Una vez lo seleccionemos, pasaremos a la ventana de Importar PDF donde podemos establecer diversos parámetros. Recuerda seleccionar todas las páginas y haz clic en OK.
Con todas las hojas del PDF abiertas, ahora podemos darle el tratamiento de imagen que queramos, y volveremos a unir estas mediante la ruta: Automatizar/Presentación en PDF. En este punto podremos elegir el orden de las hojas, modificar diferentes características de salida, y además, también se puede poner aquí una contraseña.
Poner contraseña
Si lo que quieres es poner contraseña a un documento, también puedes hacerlo. La diferencia con el anterior es que aquí no necesitarás una contraseña para editar o no editar, sino que la contraseña será directamente para abrir el documento. Es decir, los pasos anteriores nos piden una clave para coger información o modificarla, pero estos que te explicaremos a continuación son para abrir el documento. Por lo general te recomendamos que utilices contraseñas diferentes. Puedes usar uno u otro según necesites y no son vinculantes. Es decir, puedes poner una contraseña para el acceso y otra para la edición. O poner solo para el acceso. O solo para la edición.
Cuando se trata de la seguridad de PDF, una de las cosas más importantes que puede hacer es establecer una contraseña segura. Se recomienda elegir una contraseña que sea difícil de adivinar. Evitaremos usar palabras o frases fáciles de adivinar como nuestro cumpleaños o el nombre de nuestra mascota. Debemos usar una combinación de letras, números y símbolos, y nos aseguraremos de que la contraseña tenga al menos 8 caracteres.
Los pasos para poner contraseña son muy similares:
- Abre Adobe Acrobat Pro DC.
- Toca en Archivo y en Abrir para elegir un documento del ordenador.
- Elige el documento en PDF que quieras editar o bloquear.
- Toca en Herramientas en el menú de la parte superior de la pantalla.
- Elige la opción Proteger.
- En la parte superior, toca en Codificar.
- Elige Codificar con contraseña y acepta la ventana emergente.
- A diferencia del apartado anterior, ve a Documento abierto.
- Marca la casilla “Solicitar una contraseña para abrir el documento”.
- Escribe la contraseña de apertura del documento.
- Confirma en la ventana con Aceptar.
A partir de ahora, para abrir ese PDF hará falta tener una contraseña o no podrás acceder al contenido. Nadie verá qué hay sin tener la clave de acceso.
Como eliminar la contraseña de un PDF
En el caso de que ya no queramos que nuestro archivo PDF disponga de contraseña, por supuesto vamos a poder quitársela sin ningún problema, eso sí conociendo esta. Por lo tanto, es importante que no la olvides. Sería conveniente que utilices siempre una contraseña que vayas a recordar, de las que usas habitualmente en otros medios, o que te la mandes por mail, por WhatsApp, o la apuntes en una libreta en el caso de que tengas que consultarla. La forma de proceder para desbloquear nuestro archivo de PDF es muy sencilla, simplemente has de seguir estos pasos.
En función del tipo de seguridad que hayamos establecido, para apertura de documento, o para edición del documento, etc, tendremos que llevar a cabo una acción diferente en cuanto a la eliminación de la seguridad:
- Si el documento dispone de una contraseña que afecta únicamente a la apertura del documento, simplemente hacemos clic en Aceptar para eliminarla.
- Por otro lado, si se trata de una contraseña de permisos que afecta a la edición y otras características, debemos introducir dicha contraseña en el cuadro de “Introducir contraseña” y le damos a Aceptar. De nuevo seleccionamos Aceptar una vez más.
En ambos casos debemos acceder a través del menú Herramientas, y entrando a Protección > Codificar. Y una vez aquí seleccionamos Quitar.
Otras herramientas para proteger
Existen varios programas que vamos a poder usar para proteger nuestros archivos PDF de miradas o acciones ajenas y no deseadas. Podemos protegerlo no solo utilizando los pasos anteriores sino usando webs o aplicaciones online que nos permiten bloquear la edición antes de enviarlo por correo o de compartirlo a través de sistemas en la nube. El problema que pueden presentar estas webs es que debes usar herramientas online a las que subir el documento por lo que puede ser malo para la privacidad si es algo confidencial.
Safeguard PDF Security
Safeguard PDF Security es una de las aplicaciones más completas que podemos encontrar en el mercado en todo lo que tiene que ver con la protección de nuestros archivos en PDF.
Está pensada en específico para poder ofrecernos una gran cantidad de funciones relativas a la protección de los documentos que tenemos ante nosotros. Entre las más destacadas, se encuentra la posibilidad de dejar de compartir, dejar de copias, dejar de editar el documento… Incluso hacer posible que los archivos en PDF caduquen o que se incluyan marcas de agua dinámicas que impidan extraer las mismas.
Otro de los aspectos más importantes que debemos tener en cuenta es la protección de archivos PDF en nuestro ordenador para que no cargue archivos desprotegidos en la nube. Un conjunto de aspectos que nos permiten poder imprimir un extra de seguridad a todos los documentos con los que trabajamos.
PDF Converter Pro
Con esta herramienta podemos proteger nuestros archivos PDF con una contraseña para que pueda acceder a ellos. De esta manera están protegidos ante personas que no conozcan el password y así evitar que modifiquen o editen el contenido de nuestro documento. Wondershare es una herramienta conocida por su editor de vídeo pero también tiene un convertidor PDF asequible. No es gratis pero sí podemos probarlo sin coste durante un tiempo. Basta con descargarlo para Windows. Para conseguir la licencia para siempre debes pagar unos sesenta euros pero es una de las mejores alternativas a Adobe Acrobat.
Este convertidor nos permite pasar de un formato a otro con calidad. Convierte de PDF a Word, a Excel, a PPTR o PowerPoint, a HTML y a otros formatos de imagen. También permite convertir archivos PDF escaneados y es capaz de encriptarlos para que nadie pueda acceder sin tu permiso. No está pensado como tal para encriptar pero sí permite esta opción además de otras muchas como comprimir en tres grados diferentes o unir documentos en uno solo.
PDFelement
En este caso la protección se realiza por medio de contraseñas y ciertos permisos. Esto permite que aquellos usuarios que no posean estas credenciales no podrán usar nunca estos archivos PDF ni para leerlos ni, por supuesto, para modificarlos de ninguna forma. Pero a esto le podemos sumar también una contraseña, para que sea todavía más complicado entrar en nuestros documentos.
Como el anterior, PDFElement es parte de Wondershare y tampoco es gratuito sino que debemos comprarlo para poder usarlo. Depende de la licencia que quieras pero todas tienen una garantía de 30 días de devolución de dinero y hay varios precios según pago trimestral, anual o perpetua. La perpetua tiene un precio que ronda los 60 euros.
NovaPDF
Esta herramienta para Windows es capaz de cifrar un PDF con una contraseña y lograr que nadie pueda entrar si no la conoce. La facultad más interesante es que tampoco se podrá copiar el archivo de una unidad a otra si no se conoce la contraseña, ya que este programa lo va a impedir. Es realmente interesante esto, puesto que así nadie que no seamos nosotros tendremos el archivo en cuestión.
Como las anteriores, Nova PDF también es de pago aunque tiene una versión gratis que puedes usar durante 30 días. Tiene un precio de unos 29,99 dólares aunque con packs familiares para conseguir varias licencias diferentes. No es gratis pero te sirve durante un mes si buscas una alternativa a la herramienta de Adobe para convertir PDF o para protegerlos. Tiene todas las funciones que pedimos a una herramienta así y es compatible con Windows 10 pero también con versiones anteriores del sistema operativo como Windows 8, Windows 7, Windows Vista o incluso anteriores. No solo puedes encriptar sino convertir a todo tipo de documentos siendo compatible con DOCX, XLSX, PPTX, PUBX, HTML, TXT…
Vibosoft PDF Locker
Con esta herramienta podrás proteger todos tus archivos PDF mediante el uso de contraseñas de usuarios. De igual forma, podrás añadir una contraseña de propietario, de forma que nadie pueda acceder a tus documentos. La contraseña de usuario restringe el acceso de las diferentes personas a los archivos protegidos, mientras que la contraseña de propietario asegura que el contenido del archivo PDF no sea utilizado. Además, una de sus grandes ventajas es que el programa utiliza una variedad de algoritmos de cifrado para garantizar que otras personas (no autorizadas) puedan leer y copiar directamente. La contraseña no puede ser descifrada por ninguna herramienta de eliminación de contraseña, por tanto, se trata de una herramienta bastante fiable si no quieres que puedan acceder a tus documentos confidenciales o leer tus PDF.
Vibosoft PDF Locker tiene una interfaz muy sencilla y cómoda, por lo que no te resultará complicado utilizarlo (independientemente de tus conocimientos informáticos). Asimismo, podrás proteger a tu archivo PDF para que no se imprima, copie, modifique o se agreguen anotaciones de forma selectiva e individual. Este software es compatible con diferentes sistemas de Windows, como Windows XP, Windows 7 o Windows 8, entre otros. Asimismo, es compatible con sistemas de 32 bits y con algunos sistemas iOS.
CleverPDF
Como os hemos dicho anteriormente en este mismo epígrafe, subir nuestros PDF a herramientas online de edición, bloqueo o compresión puede tener sus riesgos, y es algo delicado si nos preocupamos por nuestra seguridad. Sin embargo, CleverPDF puede considerarse como «la excepción que confirma la regla», y es que esta herramienta online para PDF es de lo más completo que podemos encontrar en internet. Tal y como podemos ver en su página web (que por cierto, está disponible en español), tenemos a nuestra disposición más de 40 herramientas online muy útiles, y no solo para PDF sino que también las hay para Word, Pages, EPUB y muchas más.
En lo que respecta a proteger nuestros PDF, en la pestaña que se llama Proteger PTF tendremos la posibilidad de subir directamente un PDF desde nuestro equipo (o desde Google Drive o Dropbox) para ponerle una contraseña a nuestra elección. Esto es interesante porque con dos ventanas muy simples podemos elegir si queremos que la contraseña sirva para abrir el documento o, por contra, para restringir la edición, la copa y la impresión del mismo. Cuando decimos que se trata de una herramienta que garantiza la seguridad de nuestro documento es porque las contraseñas que usamos tendrán un cifrado de 128 bits, muy difícil de descifrar.
Por otro lado, si lo que te preocupa es subir tu PDF a un servidor desconocido, CleverPDF tiene algunas soluciones muy útiles. Para empezar, la herramienta online no almacenará nuestros PDF más de 30 minutos en su servidor. Pasado ese tiempo, el archivo se borrará de estos permanentemente, no dejando huella. Si esto no te parece suficiente, también se nos da la opción de descargarlo y borrarlo justo a continuación, pulsando un icono con una papelera. ¿No es suficiente para ti? Tranquilo, CleverPDF también ofrece la posibilidad de descargarnos una aplicación para Windows que funciona exactamente igual pero offline.
Esta herramienta para escritorio es gratuita, tanto para Windows como para Mac. Sin embargo, hay que tener en cuenta que esta aplicación es más limitada que la herramienta web que ofrece CleverPDF, y es que tiene menos funciones aunque es cierto que la que nos interesa que es la de proteger los PDF si que está presente. Si queremos más herramientas tenemos la opción de hacernos con las versiones de pago, ya sea la que tiene únicamente las herramientas de «utilidad», la que tiene las herramientas de «conversión» o el modelo más premium, que incluye absolutamente todas.
Locklizard
Locklizard nos permite proteger los archivos PDF de la edición, copia, impresión y capturas de pantalla sin usar contraseñas o certificados. A diferencia de las restricciones que se aplican con un editor de PDF o una aplicación similar, la protección contra copias de Locklizard es permanente y no se puede eliminar fácilmente.
- Abrir Proteger documentos de Locklizard y seleccionar el archivo PDF que queremos cifrar.
- A continuación, seleccionaremos la carpeta de destino, escribiremos el nombre del archivo resultante y haremos clic en el botón Publicar en la esquina inferior derecha.
- Ahora revisaremos la carpeta de destino donde veremos el PDF protegido.
Esa es solo la acción básica para cifrar el archivo, pero podemos hacer muchas más, como configurar los destinatarios que pueden acceder al archivo, incluir una marca de agua, limitar la cantidad de vistas o evitar que se imprima el archivo y mucho más. Todas estas funciones de protección contra copias están habilitadas de forma predeterminada cuando protegemos un PDF con la aplicación Locklizard Writer:
- Bloquear archivos PDF en dispositivos de usuarios autorizados para que no se puedan compartir
- Dejar de copiar y copiar/pegar contenido
- Impedir la edición y modificación de contenidos y formularios
- Bloquear a los usuarios para que no capturen contenido de pantalla mediante las utilidades de captura de pantalla
- Impedir la impresión o, si queremos permitir la impresión, impedir la impresión en PDF y otros controladores de archivos
Las ventajas de proteger un PDF
Hay muchas razones por las que es posible que queramos hacer que un PDF no se pueda editar, pero estas son las principales:
- Para detener la modificación accidental (movimiento de imágenes, borrado de texto, etc.).
- Desea evitar que los destinatarios engañen a otros (por ejemplo, cambiar el «importe a pagar» en una factura o la redacción de un contrato).
- Si el documento contiene información que solo debe actualizarse en intervalos regulares.
- Cuando el contenido del archivo debe permanecer sin cambios para cumplir con los requisitos de cumplimiento.
- Para evitar que alguien haga pasar contenido como propio (por ejemplo, modificando un informe o un documento de una suscripción que luego venden bajo una nueva marca).
La mayoría de las soluciones pueden lograr la protección a través de un modo de «solo lectura». Sin embargo, otros necesitarán un software de seguridad especializado para hacer cumplir las restricciones de edición.
Recuerda que durante los últimos años, todo lo relacionado con la ciberseguridad y la privacidad de los usuarios siempre se ha convertido en uno de los principales fotos de atención sobre los que debemos desarrollar todos nuestros movimientos en la red. Proteger nuestros PDFs nos va a ayudar a evitar que cualquier persona que no cuente con los permisos adecuados pueda gestionar los documentos y, como consecuencia, pueda alterar los mismos.
Gracias por leer absolutoyrelativo.com. ¡Hasta la próxima!
