Guía básica para usar Excel: los mejores consejos para principiantes

Microsoft Excel es una de las herramientas más utilizadas en el mundo, tanto para el trabajo como para el estudio, e incluso puede ayudarte en tu día a día en casa. Sin embargo, si nunca ha manejado esta hoja de cálculo antes, puede pensar que es más difícil de lo que realmente es. Ver tantas celdas con datos, fórmulas, gráficos y posibilidades es abrumador, pero si eres un principiante, todo lo que necesitas hacer es ser paciente y aprender algunos trucos para ahorrar tiempo. Te explicamos los trucos de Excel para principiantes que necesitas saber.

Para las personas que nunca han tocado Excel, ver una plantilla en blanco puede ser tan aterrador como verla llena de números y fórmulas. Y hay muchos trabajos que van a requieren más que entrenamiento básico en esta hoja de cálculo para contratarte. Por eso, es mejor que le pierdas el miedo a Excel, prueba a usarlo y aprende algunas técnicas o trucos que te harán la vida más fácil.

Navegar entre hojas

Lo primero que debe saber si está buscando consejos de Excel para principiantes es que puede tener más de una hoja de trabajo en su archivo de Excel. Es decir, si necesitas varias hojas, como si fuera un cuaderno, puedes hacerlo en un mismo archivo. Si, por ejemplo, tienes tres hijos y quieres llevar una estimación de sus notas, su salario o el tiempo que pasan frente al televisor, no tendrás que abrir tres archivos cada uno con el nombre del de ellos. Bastará con abrir una y añadir tres hojas con el botón + que encontrarás en la parte inferior.

Puedes dar un nombre diferente a cada hoja, de una forma muy sencilla. solo haz haga doble clic en el nombre de la hojaAh, puedes cambiarlo. Si desea que sus hojas se destaquen aún más que solo el nombre, para evitar errores, puede cambiar el color de las pestañas haciendo clic con el botón derecho en el nombre de la hoja y haciendo clic en Color de la etiqueta.

Agregar una hoja en Excel

Elija o descargue plantillas

Excel le permite crear todo tipo de documentos, no solo los libros de trabajo clásicos que ha visto en las capturas de pantalla. Puedes diseñarlos como quieras, pero también puedes utilizar las diferentes plantillas de Excel predefinidas que encontrarás en el propio programa o que podrás descargar de Internet si buscas algo más específico. Por ejemplo, puedes encontrar una gran cantidad de plantillas para Excel con calendarios personales, con balances, con informes de gastos prediseñados, con seguimiento de tarjetas de crédito, hojas de horas de trabajo o listas de asistencia a clases. Simplemente descargue las plantillas del sitio web Templates.office.com y podrá usarlas automáticamente. Solo tendrás que rellenar tus datos sin necesidad de personalizarlo y adaptarlo al diseño que quieras.

Modelos

celdas de bloqueo

Aunque está incluido en los atajos de teclado que te explicaremos en el siguiente apartado, el bloqueo de celdas es uno de los grandes trucos de Excel que debes conocer para afrontar el programa sin desesperarte. es habitual que las fórmulas nos mueven cuando probamos algo y cuando copiamos en celdas. Pero simplemente seleccione la celda deseada y presione F4. Así lo bloquearás.

Insertar nuevas filas

También está incluido en los atajos de teclado imprescindibles que os dejamos escritos a continuación, pero merece su propio apartado. Normalmente necesitamos nuevas filas para seguir añadiendo datos y podemos hacerlo en menos de un segundo pulsando tres teclas. Si te quedas sin espacio para información, solo presiona el comando Control + Shift y presiona el signo «+»”. Ahora puede insertar nuevas filas en la hoja y continuar trabajando y agregando nuevos datos.

Suma

Normalmente usamos Excel para tablas y cálculos, por lo que la adición es fundamental para realizar las operaciones que queremos. Por ejemplo, agregue alumnos que hayan tomado un curso o agregue productos en stock. Para hacer esto, simplemente seleccione la última celda en la fila o columna que desea agregar y presione Alt + para iniciarlo. La suma será toda la fila o columna seleccionada.

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Proteger con contraseña Excel

Tal vez el contenido que tiene en la hoja que creó es privado o está en una computadora compartida y desea proteger el libro mayor, lo que sea que haya escrito allí. En este caso, si quieres evitar que nadie acceda a él, uno de los mejores trucos de Excel es que puedes establecer contraseña de desbloqueo que solo tu sabrás. Solo tú puedes acceder a él. Para protegerlo, tendrás que seguir unos pasos muy sencillos y rápidos:

  • Abra el archivo de Excel que desea bloquear
  • Encuentra la opción Archivo en el menú
  • Accede al menú desplegable y toca Información
  • Despliega la pestaña correspondiente y presiona «Proteger libro»
  • Desde aquí marca cifrar con contraseña
  • Introducir la contraseña que te vas a poner, algo que vas a recordar
  • Confirmar con Aceptar
  • Repite la contraseña que acabas de escribir
  • Haga clic en Aceptar de nuevo

clave de excel

Recuerda que es imprescindible que sea una contraseña que recordarás y que no sea fácilmente adivinada por el resto de personas que puedan tener acceso a ella. Para que pueda mantener sus cuentas privadas sin que nadie cambie los datos. Estará encriptada y solo se podrá leer con esta clave.

Atajos de teclado

Una vez familiarizado con Excel, con sus hojas y celdas, sepa que existen una serie de atajos de teclado que le ayudarán a simplificar las operaciones. Para hacer selecciones de celdas, realizar operaciones automáticamente, restringir las acciones que desea realizar a un conjunto de celdas… Con solo dos o tres teclas en su teclado, puede hacer cientos de cosas en su hoja de cálculo de Excel sin esfuerzo y sin hacer la pregunta. . en qué menú o submenú de la barra de herramientas se encuentra esta opción.

  • Ctrl+A: muestra el cuadro de diálogo Abrir.
  • Ctrl+B: muestra el cuadro de diálogo Buscar.
  • Ctrl+C: copia las celdas seleccionadas.
  • Ctrl+D: copia una fórmula justo sobre el rango seleccionado.
  • Ctrl+E: selecciona todas las celdas.
  • Ctrl+J: Copia una fórmula hacia abajo sobre el rango seleccionado.
  • Ctrl+K: aplica formato de cursiva al texto seleccionado.
  • Ctrl+N: aplica formato de negrita al texto seleccionado.
  • Ctrl+P: muestra el cuadro de diálogo Imprimir.
  • Ctrl+R: cerrar un libro de trabajo.
  • Ctrl+S: Subrayar el texto seleccionado.
  • Ctrl+T: muestra el cuadro de diálogo Crear tabla.
  • Ctrl+U: Nuevo libro de trabajo.
  • Ctrl+V: pega el contenido del portapapeles.
  • Ctrl+X: Corta las celdas seleccionadas.
  • Ctrl+Y: Rehace la última acción deshecha.
  • Ctrl+Z: deshace la última acción.
  • Ctrl+1: muestra el cuadro de diálogo Formato de celdas.
  • Ctrl+2: aplica formato de negrita al texto seleccionado.
  • Ctrl+3: da formato al texto seleccionado en cursiva.
  • Ctrl+4: El texto seleccionado está subrayado.
  • Ctrl+5: aplica el efecto de tachado al texto.
  • Ctrl+6: Mostrar u ocultar objetos en la hoja.
  • Ctrl+8: los símbolos esquemáticos se muestran en la hoja.
  • Ctrl+9: oculta las filas seleccionadas.
  • Ctrl+0: oculta las columnas seleccionadas.
  • Ctrl + A: selecciona todas las celdas de un documento.
    • Ctrl + tecla «+»: activa o desactiva las fórmulas de las celdas seleccionadas.
  • Ctrl+F2 – Mostrar cuadro de diálogo Imprimir.
  • Ctrl+F3: Mostrar administrador de nombres.
  • Ctrl+F4: cierra la ventana del libro actual.
  • Ctrl+F5 – Cambiar el tamaño de la ventana del libro de trabajo actual.
  • Ctrl+F6: cambia al siguiente libro abierto.
  • Ctrl+F7: mueve la ventana del libro cuando la ventana no está maximizada.
  • Ctrl + F8: le permite cambiar el tamaño de la ventana del libro de trabajo cuando la ventana no está maximizada.
  • Ctrl+F9: Minimiza la ventana del libro actual.
  • Ctrl+F10: maximiza la ventana de un libro de trabajo minimizado.
  • Ctrl+F11: insertar una hoja de macros de Microsoft Excel 4.0
  • Ctrl+F12: muestra el cuadro de diálogo Abrir.
  • Alt+F1: inserta un gráfico.
  • Alt+F8: abre el cuadro de diálogo Macro.
  • Ctrl+Shift+F3: muestra el cuadro de diálogo Crear nombres a partir de la selección.
  • Ctrl+Shift+F6: cambia al libro abierto anterior.
  • Ctrl+Shift+F10: Activa la barra de herramientas del menú.
  • Ctrl+Shift+F12: muestra el cuadro de diálogo Imprimir.
  • Ctrl+Shift+#: aplica el formato de fecha como dd-mmm-yy.
  • Ctrl+Shift+: Aplicar formato de hora.
  • Ctrl+Shift+&: Aplica un borde a la celda.
  • Ctrl+Shift+”: copia el contenido de la celda de arriba.
  • Ctrl+Shift+-: Elimina los bordes de las celdas.
  • Ctrl+Página siguiente: Ir a la página siguiente.
  • Ctrl+RePág: Ir a la hoja anterior.
  • Ctrl+*: selecciona la región actual de celdas que contienen datos.
  • Ctrl+Espacio: selecciona la columna actual.
  • Shift+PageDown – Extiende la selección hacia abajo.
  • Shift+PageUp: Extiende la selección hacia arriba.
  • Ctrl+Mayús+! : formato con dos decimales, separador de miles y signo menos (-) para valores negativos.
  • Ctrl+- Muestra el cuadro de diálogo Eliminar celdas.
  • Ctrl++ Muestra el cuadro de diálogo Insertar celdas.
  • Ctrl + Shift + L: activa o desactiva los filtros en un rango.
  • Ctrl+Shift+O: Seleccionar celdas con comentarios.
  • Ctrl+Shift+U: expande la barra de fórmulas.
  • Ctrl + Shift + Enter: ingrese una fórmula como una fórmula de matriz.
  • Alt+Enter: iniciar una nueva línea.
  • Shift+F9: calcula la hoja de cálculo activa.
  • Alt+F11: abre el editor de Microsoft Visual Basic.
  • Mayús + F6: cambia entre la hoja de trabajo, los controles de zoom, el panel de tareas y la cinta.
  • F12: muestra el cuadro de diálogo Guardar como.
  • Ctrl+Shift+PageDown: agrega la siguiente hoja a la selección de hojas.
  • Ctrl+Shift+RePág: agrega la hoja anterior a la selección de hojas.
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Cómo hacer una fórmula

En Excel, deberá crear fórmulas para casi todo. En los siguientes párrafos, le daremos algunas de las fórmulas más útiles y relevantes, pero lo primero que debe saber es cómo crear una fórmula. Para ello, tendrás que seguir unos pasos muy sencillos:

  • Abre tu hoja de Excel
  • Toque la celda donde agregará la fórmula
  • escribir la fórmula en la barra de menú superior
  • presiona enter

Si no conoces la fórmula, en las versiones actuales de Excel puedes encontrar una pestaña con el botón «Fórmulas» donde verás las diferentes categorías y sabrás lo que buscas o lo que necesitas. . No necesariamente tenemos que sabernos todas las fórmulas de memoria, aunque es muy útil tenerlas a mano. si los conoceslos pasos pueden variar y puedes hacértelo más fácil:

  • Toque la parte donde desea agregar la fórmula
  • Escriba el signo igual en la celda.
  • Comience a escribir el nombre de la función.
  • Verás que se abre una lista desplegable con las opciones
  • Elige el que quieras de la lista
  • Aplicar la sintaxis correspondiente con las células involucradas
  • toque entrar
  • obtener el resultado

formulas en excel

fórmulas básicas

Como todos sabemos, la función principal de Excel es saber hacer formulas Y hay algunos que siempre deben estar a mano. No son todos, pero hay muchos que te serán útiles para consultar.

  • SUM: La suma de los valores de las celdas que queremos.
  • RESTA: Restar el valor de dos o más celdas consiste en ingresar el símbolo igual seguido de las celdas separadas por el símbolo –
  • MULTIPLICACIÓN: Si lo que queremos es multiplicar el valor de varias celdas, debemos escribir el símbolo = y luego indicar las celdas separadas por el símbolo *.
  • DIVISIÓN: Para dividir los valores de dos celdas, escribiremos = seguido del dividendo, el símbolo / y la celda del divisor.
  • MEDIO: la sintaxis es ; =PROMEDIO(A1:A30) o =PROMEDIO(A1,B3,C10).
  • MÁS GRANDE: ¿Cuál es el valor máximo entre muchas celdas con la función MAX?
  • MENOS: Igual que MAYOR pero el nombre de la función es MIN.
  • PAR: verificar si un número o un valor en una celda es par o impar también es muy fácil con la función =IS.EVEN(A1)
  • IMPAR: al igual que el anterior, podemos usarlo con =IS.ODD(A1).
  • MAYOR QUE: Si desea saber si el valor de una celda es mayor que el de otra, la sintaxis a utilizar es: =A>B. Nos dirá si es verdadero o falso.
  • MAYOR o IGUAL: Usa lo mismo que arriba, pero con el signo correspondiente =A1>=B2.
  • MENOS QUE: Al igual que los anteriores, utiliza el signo menor que =A1
  • MENOS O IGUAL: O use menor que e igual a =A1<=B2.
  • IGUAL: Comprobar si los valores son iguales a =A1=B2
  • DIFERENTE DE: Para verificar si dos valores son diferentes, use A1<>B2.
  • SI: la función SI realiza una verificación de tipo verdadero o falso para establecer un valor basado en el resultado.
  • AHORA: Para asignar el valor de una celda con fecha de hoy = AHORA().
  • HOY: =HOY() para hoy, pero no se muestra ahora, como arriba.
  • HORA: La función =HORA(A1) devuelve la hora de la fecha contenida en la casilla A1, siempre que tenga un formato que incluya la hora.
  • MINUTO: La función =MINUTO(A1) devuelve los minutos de la fecha contenida en la casilla A1, siempre que tenga un formato que incluya la hora.
  • SEGUNDO: La función =SEGUNDO(A1) devuelve los segundos de la fecha contenida en la casilla A1, siempre que tenga un formato que incluya la hora.
  • DÍAS LABORALES: =DÍAS LABORABLES(A1,B1) devuelve el número de días laborables entre las fechas de las celdas A1 y B1.
  • MES: esta función devuelve el último día del mes según una fecha y un número de meses, =FIN.MES(A1,B1)
  • DAYSEM: Devuelve el número del día de la semana según los diferentes calendarios. En nuestro calendario, el día 1 es el lunes. =DÍA DE LA SEMANA (fecha, tipo) Según el tipo se puede utilizar:
    • 1: números de domingo a sábado
    • 2: números del 1 de lunes a domingo
    • 3: números de lunes a domingo
    • 11: números de lunes a domingo
    • 12: números de martes a lunes
    • 13: números de miércoles a martes
    • 14: números de jueves a miércoles
    • 15: números de viernes a jueves
    • 16: números de sábado a viernes
    • 17: números de domingo a sábado
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Cómo buscar en Excel

Existen tres fórmulas básicas para buscar en Excel que nos permiten organizar cualquier documento, por grande que sea, sin tener que revisarlo por completo. Puede obtener los datos que necesita con solo unos pocos clics. Estos son SearchV y SearchH además de Search. Para usar VSearch, necesitaremos poner la fórmula BUSCARV (valor buscado; rango de datos; indicador de columna; tipo de coincidencia) como puede ver en la captura de pantalla.

Guía básica para usar Excel: los mejores consejos para principiantes

Por su parte, SearchH tiene el mismo objetivo: encontrar cualquier dato en una tabla grande. Pero, a diferencia del anterior, las búsquedas son Lo harán en horizontal. Deberíamos conoce la fila para poder buscar los datos exactos que queramos, pero siguiendo el esquema anterior. Estos son dos muy interesante si vamos a trabajar con hojas de Excel muy grandes, por lo que es práctico que las tengas a mano.

Gracias por leer absolutoyrelativo.com. ¡Hasta la próxima!

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